Stay Home Stay Empowered : व्हिडीओ मिटिंगमुळे थकला असाल तर ‘हे’ 8 पयार्य अजमवा, जाणून घ्या

नवी दिल्ली : सकाळपासून सतत तुम्ही ऑफिसचे काम करत आहात आणि विचार करत आहात की, दुपारी थोडा आराम करेन, तेव्हाच अचानक व्हिडिओ मिटिंग सुरू होते. दिर्घ आणि थकवणारी मिटिंग. ही कोणत्या एका कर्मचार्‍यांची कथा नाही, मागच्या आठ महिन्यापासून वर्क फ्रॉम होम करत असलेल्या जवळपास सर्वच लोकांची कथा आहे. मायक्रोसॉफ्टच्या ह्यूमन फॅक्टर्स लॅबच्या संशोधकांनी व्हिडिओ मिटिंगच्या दरम्यान तयार होणार्‍या मेंदूच्या तरंगांचा अभ्यास केला आणि आढळले की ‘झूम फटिग‘ (झूम मिटिंगमुळे येणारा थकवा) एक सत्य आहे. संशोधकांना आढळले की, व्हिडिओ मिटिंगच्या दरम्यान स्क्रीनवर जास्त फोकस केला जातो आणि इतर लोकांची बॉडी लँग्वेज समजू शकत नाही, ज्यामुळे त्यांना बोलणे समजून घेणे अवघड जाते. यासाठी आम्ही तुम्हाला झूम मिटिंगच्या पर्यायांबाबत सांगणार आहोत-

1. ईमेल लिहा
पुढच्यावेळी जेव्हा तुम्ही व्हिडिओ मिटिंग करण्यासाठी जाल तेव्हा मेलवर पूर्ण माहिती द्या. स्वतालाही विचारा की या मेलमधून सर्व गोष्टींचे उत्तर मिळेल आणि कुणाकडे कोणताही प्रश्न नसेल. हे उत्तर मिळाल्यानंतर मेल करा. मेलमध्ये हे सुद्धा जरूर लिहा की, कुणाकडे काही प्रश्न असेल तर तो तुमच्याशी थेट बोलू शकतो.

2. डायरेक्ट मॅसेज करा
अनेकदा कॅज्युअल अपडेट किंवा त्वरित प्रश्न विचारण्यासाठी ईमेल कमी प्रभावी उपाय असतो. यासाठी एखाद्याला थेट मॅसेज पाठवण्यास संकोच करू नका. जरी तो व्यक्ती वरिष्ठ किंवा अन्य विभागातील असेल. लक्षात ठेवा की, तुम्ही ज्यास ईमेल पाठवू शकतो, त्याच्याशी चॅटसुद्धा करू शकता. मात्र, हे चॅट प्रोफेशनल असावे आणि इमोजी, कॅज्युअल भाषेचा वापर करू नये.

3. व्हिडिओ रेकॉर्ड करा
जर तुम्हाला लोकांना एखाद्या गोष्टीचे प्रशिक्षण द्यायचे असेल तर अनेक मिटिंगसुद्धा कराव्या लागू शकतात. परंतु तुम्ही आपल्या ट्रेनिकंगचा व्हिडिओ बनवून ही थकवणारी प्रक्रिया टाळू शकता. जर मिटिंग करावी लागली तरी असे रेकॉर्डेड व्हिडिओ अगोदर पाठवून मिटिंगच्या वेळी उपस्थित होणारे प्रश्न कमी केले जाऊ शकतात. लूम, क्लाऊडअ‍ॅप, वीडयार्ड आणि सोपबॉक्स अनेक फ्री टूल आहेत, ज्याद्वारे तुम्ही आपली स्क्रीन किंवा आपला व्हिडिओ रेकॉर्ड करू शकता.

4. तिकिट क्रिएट करा
जेव्हा तुम्हाला एखादा बग एरर, फीचर किंवा अपडेटबाबत सांगायचे असेल तर तुम्ही जिरा तिकिट किंवा गिटहब किंवा ट्रेलो कार्डची मदत घेऊ शकता. यामुळे शंकेचे निरसन करणे सोपे होईल.

5. एफएक्यू डॉक बनवा
जर तुम्हाला काही सामान्य प्रश्नांची उत्तरे द्यायची आहेत तर अनेक लोकांची चर्चा करण्याऐवजी एक पेज वाले डॉक बनवा. हे डॉक तुम्ही स्लेक आणि मायक्रोसॉफ्ट टीम्स चॅनलवर पिन करू शकता, जेणेकरून प्रत्येकजण हे पाहू शकतो. तर, आपल्या टीमच्या गुगल ड्राइव्हमध्ये सुद्धा हे अपलोड करू शकता.

6. थ्रेड चॅट सुरू करा
सामान्य अपडेट मिळवण्यासाठी आपला किमती वेळ घालवू नका. प्रत्येक वेळ स्टेटस जाणून घेण्यासाठी मिटिंग घेऊ नका. याच्याऐवजी तुम्ही कोणत्याही चॅट अ‍ॅपवर थ्रेड सुरू करू शकता.

7. डॉक्यूमेंट मार्क करा
गुगल डॉक्सच्या सजेस्टिंग आणि मायक्रोसॉफ्ट वर्ड फाईलच्या ट्रॅक चेंज फीचरला धन्यवाद द्या. तुम्ही तुमच्या टीमच्या सदस्यांना येथे फिडबॅक देऊ शकता. प्रोजेक्ट ओव्हरव्ह्यूमध्ये सुद्धा हे मदत करेल.

8. सर्वे
एखाद्या व्यक्तीशी बोलण्यापेक्षा जास्त फिडबँक सर्वेतून मिळतो, कारण अनेकदा लोकांना बोलण्यात अवघडपणा जाणवतो. गुगल फॉर्म्स, टाइपफार्म्स आणि सर्वे मंकी काही फ्रीचे पर्याय आहेत. तर चर्चेसाठी ऑनलाइन व्हाइट बोर्ड सारखे मिरो आणि म्यूरलची मदत घेतली जाऊ शकते. येथे टीमचे सदस्य नोट, इमेज, डायग्राम, ड्रॉईंग, डॉक आणि जिफ सर्वकाही शेयर करू शकतात.